3 เทคนิคการสื่อสาร ที่คนทำงานเก่ง เป็นมืออาชีพ นิยมใช้
การพูดคุยสื่อสารกันระหว่างการทำงานนั้นเป็นเรื่องปกติที่คนทำงานทุกคนต้องเคยพบเจอ ใครที่มีทักษะในการสื่อสารที่ดี ก็ยิ่งเพิ่มมูลค่า และความสามารถให้ตัวเรามากขึ้น สำหรับใครที่ยังกังวลว่า เรามีทักษะการสื่อสารที่ดีแล้วหรือยัง หรืใครที่กำลังต้องการพัฒนาทักษะในการสื่อสารให้ดียิ่งขึ้น เพื่อพัฒนาตัวเองให้ก้าวหน้าในการทำงานมากขึ้น มาดู เทคนิคการสื่อสาร จากหนังสือ “จริง ๆ แล้วเจ้านายต้องการอะไรจากเรา” กันค่ะ
::: เสนอความคิดเห็นให้ชัดเจน :::
การแสดงความคิดเห็นอย่างมีเหตุผลในที่ทำงานคือสิ่งที่ดี หัวหน้าและเจ้านายมักจะชื่นชอบลูกน้องที่แสดงความคิดเห็นที่มีประโยชน์ มีความคิดสร้าง หลายออฟฟิศใช้วิธีการแข่งกันเสนอไอเดียเพื่อนำไปประเมินผลการทำงาน และนำไปสู่การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง ปรับขึ้นเงินเดือน ฯลฯ
แต่ปัญหาอย่างหนึ่งของการสื่อสารในที่ทำงานคือการพูดแสดงความคิดเห็นอย่างคลุมเครือ ไม่ชัดเจน ซึ่งอาจทำให้หัวหน้าหรือเจ้านายของเราเข้าใจผิด คิดว่าผู้พูดขาดความมั่นใจ พูดลอยๆ อย่างไม่มีเหตุผลมารองรับ และปัดความรับผิดชอบในความคิดเห็นของตนเอง ซึ่งผู้พูดอาจไม่ได้ตั้งใจจะเลี่ยงความรับผิดชอบหรือพูดคลุมเครือแต่อย่างใด แต่เกิดจากความเคยชิน หรือการใช้คำพูดเช่นนั้นจนติดปาก
ตัวอย่างคำพูดแสดงความคิดเห็นที่คลุมเครือ ได้แก่ “คิดได้ว่า..” และ “ดูเหมือนว่า..”
“คิดได้ว่า..” เป็นคำพูดที่ฟังดูไม่ชัดเจน ผู้ฟังอาจคิดว่าผู้พูดต้องการหลีกเลี่ยงที่จะเสนอความคิดเห็นของตนเองตรงๆ เพื่อที่จะหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบในความคิดเห็นนั้น สามารถแก้ได้ด้วยการเปลี่ยนคำพูดเป็น “ผม/ดิฉันคิดว่า..”
“ดูเหมือนว่า..” ดูเป็นการคาดเดาโดยไม่มีหลักฐานและบิดเบือนข้อเท็จจริง สามารถแก้ได้ด้วยการเปลี่ยนคำพูดเป็น “ผม/ดิฉันเห็นว่า..”
วิธีการปรับคำพูดให้ดียิ่งขึ้นก็ง่ายแสนง่าย เพียงเพิ่มสรรพนาม “ผม/ดิฉัน” แสดงตัวว่าเราคือเจ้าของความคิดเห็นนั้นเพิ่มเข้าไป ก็ทำให้ความคิดเห็นนั้นหนักแน่น น่าเชื่อถือ ชัดเจน คมชัดมากยิ่งขึ้น และยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ของผู้พูดในสายตาจองหัวหน้า เจ้านาย และเพื่อนร่วมงานให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
::: พูดสรุปใจความสำคัญ :::
การพูดคุยโดยสรุปใจความสำคัญ ตรงประเด็น ไม่วกไปวนมา คือสิ่งที่หัวหน้าและเจ้านายทุกคนต้องการ เพราะหัวหน้าและเจ้านายแต่ละคนมีภาระหน้าที่ที่ต้องทำ และมีลูกน้องที่ต้องดูแลมากมาย การพูดคุยที่กินเวลานานแต่สรุปสาระสำคัญได้น้อยจึงเป็นการกระทำที่ควรหลีกเลี่ยง ทั้งยังทำให้การสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพราะการพูดคุยที่กินเวลานาน วกวนไปมา ทำให้ผู้ฟังจับประเด็นได้ยาก ตีความได้ไม่ชัดเจน หลุดจากความสนใจ จนทำให้สารที่ต้องการสื่อนั้นไปไม่ถึงผู้ฟังอย่างครบถ้วน
::: รายงานปัญหาให้เร็วที่สุด :::
เมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น ควรรีบแจ้งข่าวร้ายให้หัวหน้าและเจ้านายให้เร็วที่สุด
เจ้านายและหัวหน้าย่อมต้องการทราบปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อที่จะได้สามารถค้นหาสาเหตุของปัญหา ทำความเข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้ และแก้ปัญหานั้นให้เร็วที่สุด ดังที่มีคำกล่าวว่า “Bad News First” เพราะยิ่งรายงานปัญหาช้า ปัญหานั้นก็ยิ่งลุกลามมากขึ้น
การรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นควรพูดอย่างตรงไปตรงมา กล่าวขอโทษ สรุปเหตุการณ์และการแก้ปัญหาที่ได้ปฏิบัติไปแล้วรวมถึงที่วางแผนจะทำเพิ่มในอนาคต หัวหน้าและเจ้านายก็จะมองเห็นถึงความรับผิดชอบ และความตั้งใจที่จะแก้ไขปัญหาของคุณ
