ศาสตร์แห่งการทำงานให้ถึงผลลัพธ์ เครื่องมือช่วยทำงานให้สำเร็จ

ศาสตร์แห่งการทำงานให้ถึงผลลัพธ์ ตัวช่วยความสำเร็จ

เคยไหมที่ตั้งผลลัพธ์เอาไว้ แต่กลับไปไม่ถึง ทำไม่สำเร็จ จนเกิดความรู้สึกท้อแท้ และล้มเลิกที่กลางทาง เพราะเริ่มไม่รู้ว่าผลลัพธ์ที่ต้องการอยู่อีกไกลแค่ไหน สุดท้ายก็ต้องเปลี่ยนเป้าหมายที่ตั้งไว้ วันนี้เราจะพูดกันถึงวิธีที่จะทำให้การทำงานของเราไปให้ถึงผลลัพธ์ที่ตั้งไว้ หรือก็คือ Getting to Outcomes

การที่จะไปถึงผลลัพธ์ได้นั้น จะต้องเริ่มต้นด้วยการตั้งผลลัพธ์ ที่ไม่ใช่เรื่องไกลตัว แต่คือการมองเห็นคุณค่าของงานที่เราทำในทุกวัน ว่าสิ่งที่เรากำลังทำนั้น “เปลี่ยนแปลง หรือ แก้ปัญหาอะไร” ซึ่งจะทำให้เราเข้าใกล้ผลลัพธ์ได้มากขึ้น หรือในการตระหนักว่า “อะไรคือผลลัพธ์ที่เราต้องการ” ก็จะทำเราเข้าใกล้ความสำเร็จที่ตั้งไว้ได้มากขึ้น

นอกจากการตั้งเป้าหมาย หรือปักหมุดผลลัพธ์ให้ชัดเจนแล้ว อีกสิ่งที่มีความสำคัญไม่แพ้กันเลยคือ การวางแผน หรือออกแบบเส้นทางที่จะทำให้ไปถึงผลลัพธ์นั้นได้ โดยในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอย่างละเอียดรอบคอบ และเพื่อให้การเข้าถึงผลลัพธ์นั้นง่ายมากขึ้น คือการใช้เครื่องมือ  Getting to Outcomes (GTO)

4  แนวคิดสำคัญ ของ GTO

แนวคิดที่ 1 แนวคิดการประเมินแบบดั้งเดิม (Tradition Evaluation)

เป็นวิธีการประเมินที่ดำเนินการโดยผู้ประเมินภายนอก เพื่อประเมินการทำงานและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอย่างเป็นกลาง

แนวคิดที่ 2 แนวคิดการประเมินแบบเสริมพลังอำนาจ (Empowerment Evaluation)

การประเมินที่เน้นการพัฒนา กระบวนการที่ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้เครื่องมือในการประเมินปรับปรุงการวางแผนและการทำงาน อย่างมีคุณภาพโดย มีเป้าหมายเพื่อช่วยให้การทำงานไปถึงผลลัพธ์

แนวคิดที่ 3 แนวคิดความรับผิดชอบตามผลลัพธ์ (Results – based Accountability ; RBA )

 ให้ความสำคัญกับการตั้งคำถาม เพื่อให้ได้มาซึ่งประสิทธิภาพ(Effectiveness) ที่เกิดขึ้นจากการทำงานมากกว่าการสนใจเพียงผลผลิต (Output)

แนวคิดที่ 4 การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement; COI)

ด้วยการหมุนวงรอบของการประเมินผลและการปรับปรุงวิธีการทำงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำมาสู่การทำงานให้ถึงผลลัพธ์ การดำเนินการ

จะเห็นได้ว่าองค์ประกอบสำคัญของการไปสู่ผลลัพธ์ของ GTO คือ การประเมินความพร้อม (Readiness Assessment) และการดำเนินงานอย่างเป็นขั้นตอน (10 Steps of GTO) มีกระบวนการและวิธีการในแต่ละขั้นตอนที่ชัดเจน การมีระบบปฏิบัติการ ที่ประกอบด้วย Delivery System, Support System และ Synthesis and Translation System ที่สนับสนุนซึ่งกันและกัน ดังนั้น GTO จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือที่มีความสำคัญในทุกกระบวนการของการวางแผนโครงการให้มีประสิทธิภาพ

สำหรับขั้นตอนของ GTO ประกอบไปด้วย

ขั้นตอน GTO ที่ 1 : ความจำเป็นและทรัพยากร (Need and Resources)

ต้องระบุ ความจำเป็น และความต้องการของโครงการอย่างละเอียด แม้อาจไม่ระบุให้เฉพาะเจาะจง แต่จำเป็นต้องทำให้มีความชัดเจน เพื่อให้เป็นรูปธรรมสำหรับการรวบรวมข้อมูล และการจัดลำดับความสำคัญ

สิ่งสำคัญที่ผู้ริเริ่มโครงการต้องมีคือการระบุได้อย่างชัดเจนว่าใครเป็นทำหน้าที่อะไร และรู้จักตั้งคำถาม อย่างไร ทำไม แล้วจะเป็นอย่างไรต่อไป เพื่อขยายความให้ชัดเจน

ขั้นตอน GTO ที่ 2 : เป้าหมายและผลลัพธ์(Goal and Desired Outcomes)

เป้าหมายที่ชัดเจนจะต้องมีความเหมาะสม เพราะการตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริงและเกิดการเปลี่ยนแปลง ได้จริงนั้นต้องมีองค์ประกอบหลายอย่าง

การกำหนดเป้าหมายจึงควรใช้วิธีการคิดแบบ SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time bound) คือมี ความเฉพาะเจาะจง สามารถวัดได้มีระยะเวลาชัดเจน เป็นจริงได้

ขั้นตอน GTO ที่ 3 : วิธีการอิงหลักฐาน (Best Practice)

การอิงหลักฐานคือสิ่งที่ช่วยส่งเสริมให้โครงการมีความเหมาะสม จะต้องมีการสืบค้น พิจารณา เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการเขียนและวางแผนมากขึ้น

ซึ่งวิธีการอิงหลักฐานจะทำโดยการหาหลักฐานที่ส่งเสริมแนวคิดของการวางแผนโครงการ เพื่อให้เราตอบคำถามได้อย่างครอบคลุม โดยหลักฐานที่ใช้ควรช่วยให้เราบรรลุเป้าหมาย และต้องเหมาะสมกับวัฒนธรรมของกลุ่มเป้าหมาย

ขั้นตอน GTO ที่ 4 : ความเหมาะสม (Fit)

ความเหมาะสมของโครงการเป็นเรื่องที่จะต้องมีตัวชี้วัดมาประเมินและตัวสอบ  โดยการสร้างคำถามที่ว่า โครงการนี้สามารถแก้ปัญหาให้กับกลุ่มเป้าหมายได้หรือไม่? อย่างไร? ถ้าสามารถตอบคำถามนี้ได้ความเหมาะสมของโครงการก็เป็นเรื่องที่พิจารณาได้ไม่ยาก

ขั้นตอน GTO ที่ 5 : ความพร้อม (Readiness)

ความสามารถและความพร้อมของหน่วยงานและตัวองค์กรจะช่วยให้เกิดการขับเคลื่อน ผลักดันและทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงได้อย่างครอบคลุมทุกด้านทั้งความพร้อมของพื้นที่และผู้คน

การประเมินความพร้อมเป็นเรื่องที่สำคัญ ควรมาพร้อมกับแผนพัฒนาความพร้อม ผ่านความร่วมมือจากองค์กรอื่น รวมไปถึงยังต้องให้ความพร้อมกับบุคลากร ภายในองค์กรให้มีทั้งศักยภาพทั่วไปและศักยภาพเฉพาะ รวมถึงการมีแรงจูงใจของของหน่วยงาน

ขั้นตอน GTO ที่ 6 : การวางแผน (Plan)

ทุกๆ อย่างต้องใช้การวางแผนเพราะการวางแผนจะทำให้เรามองเห็นผลลัพธ์ที่เป็นจริงมากขึ้น เราจะวางแผนให้แผนการดำเนินงานของเราเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีความเป็นรูปธรรมได้อย่างไร ก็ขึ้นอยู่กับการวางแผนอย่างละเอียดนั้นเอง

ขั้นตอน GTO ที่ 7 : การดำเนินงาน/กระบวนการประเมินผล (Process Evaluation)

การดำเนินงานไปตามแผนการจะช่วยเพิ่มโอกาสให้ถึงผลลัพธ์ได้มากยิ่งขึ้น และต้องควบคู่ไปกับกระบวนการประเมินผล กระบวนการประเมิน จึงจะสัมฤทธิ์ผลในแต่ละขั้นตอนได้ของแผนการดำเนินงานได้

ขั้นตอน GTO ที่ 8 : การประเมินผลลัพธ์(Outcomes Evaluation)

การประเมินผลลัพธ์ของโครงการจะทำให้เราทราบถึงความเป็นไปของโครงการในตอนท้ายที่สุด ว่า

• สามารถแก้ไขปัญหาได้จริงไหม
• สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างได้จริงหรือไม่
• สามารถพัฒนาผู้คนโดยวิธีนี้ได้หรือไม่
• กิจกรรมในโครงการนี้สามารถตอบโจทย์ผู้ใช้งานได้จริงหรือไม่อย่างไร 
• หากมีข้อโต้แย้งหรือมีข้อแก้ไขอะไรเราจะทำอย่างไรให้ดีขี้น

เราทำการประเมินเพื่อการเข้าใจการใช้งานของโครงการ เป็นทางเลือกในการตัดสินใจ

ขั้นตอน GTO ที่ 9 : การพัฒนา/การพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement)

โครงการที่ดีจะต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง มีการปรับเปลี่ยนกิจกรรมบางกิจกรรมการเพื่อให้โครงการดีขึ้นไปเรื่อยๆ และการประเมินและพัฒนาอย่างต่อเนื่องยังจะช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอตลอดเวลาในระยะเวลาการทำโครงการ

ขั้นตอน GTO ที่ 10 : ความยั่งยืน(Sustainability)

โครงการที่มีความยั่งยืนคือโครงการที่มีความสามารถในการ ดำเนินงานของโครงการไปได้เรื่อยๆ ด้วยตัวเอง ซึ่งการประเมินความยั่งยืนจะมีการประเมินเป็นส่วนๆ ส่วนใดมีความยั่งยืนจะได้รับการพัฒนาต่อไป แต่หากส่วนใดที่ไม่สร้างความยั่งยืนก็จะต้องทำการลดลงไป

ใครสนใจ หรือมีปัญหาในการทำงานให้ถึงผลลัพธ์ อยากทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้เป็นจริง ไม่ควรพลาดการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานให้ถึงผลลัพธ์ ได้ที่ สถาบันการเรียนรู้การสร้างเสริมสุขภาพ Thai Health Academy หน่วยงานเพื่อการเรียนรู้ และส่งเสริมให้มีสุขภาวะที่ดี จาก สสส.